Terug naar nieuwsoverzicht

Dit scheelt jou een hoop administratie

28 november 2017

Voorheen zat je misschien met een Excel-bestand je administratie en facturen bij te houden. Nu kun je meeliften met de snelheid en de efficiency van ons Involtum facturatiesysteem. Wist je dat er duizenden facturen met een druk op de knop automatisch worden verstuurd? Je hoeft je dus nooit meer zorgen te maken of de juiste bedragen wel gefactureerd worden aan de gebruikers.

Wij vinden het fantastisch om met ons speciale facturatiesysteem jou van dienst te kunnen zijn. Jorrit Boereboom is de genius achter al die duizenden facturen die automatisch verstuurd worden. Facturen voor het afrekenen van gebruikers en facturen voor het vergoeden van de eigenaren. Hoe kan dit? Moet je niet iedere factuur apart controleren en versturen? En waarom een systeem zelf ontwerpen?

Waarom moeilijk doen, als het automatisch kan?

“Het is logisch dat wanneer je groeit en meer stroompunten onder je hoede hebt, er steeds meer facturen en administratief werk ontstaat. Vaak zie je dan dat men met Excel aankomt. Dit betekent handwerk en waar mensenhanden aan te pas komen, ontstaan ook fouten. Mijn gedachte is altijd; als het automatisch kan, dan gaan we dat realiseren. Vervolgens heb ik een basis gemaakt die eenvoudig te beheren is, waar belangrijke koppelingen in staan en waarin je variabelen kunt toevoegen. Dit maakt het heel makkelijk om nieuwe diensten en klanten in het systeem te bedienen.”

Alles is mogelijk

“Het systeem is op een wijze ingericht dat in de facturen van de desbetreffende klant de bijhorende variabelen worden meegenomen. Zoals de taal van de gebruiker, betalingsvoorkeur en de btw van diverse landen/diensten. Dat is één van de redenen waarom we zelf een systeem hebben ontworpen: We kunnen alles wat men wenst in de basis inrichten dat de facturatie zowel naar de gebruikers van stroom en bijvoorbeeld voor een gemeente of haven-eigenaar goed geregeld is. Zo zijn we onlangs op de wens ingegaan om van buitenlandse IBAN-nummers automatisch te incasseren. Ideaal voor onder andere buitenlandse studenten die gebruik maken van de wasmachines van onze opdrachtgevers. En met goed geregeld bedoelen we dat je er totaal geen omkijken meer naar hebt. Ook als we het hebben over het incassoproces. Dit nemen we uit handen van onze opdrachtgevers. Automatisch worden accounts geblokkeerd die teveel betalingsachterstand hebben, met een bijhorende mail naar de desbetreffende. Vervolgens wanneer het nodig is, doen we ook de begeleiding naar incassobureaus. Met Involtum aan je zijde, hoef je ook dit dus niet zelf te doen.”

Goede service naar gebruikers doe je zo

“Hoe we tegelijkertijd met ons facturatiesysteem een goede service naar gebruikers hanteren. Door [automatische] data-analyse in het system worden facturen met onwaarschijnlijke transacties op een uitvallijst geplaatst. Het kan zijn dat iemand vergeten is het verblijf uit te zetten of dat de lengte van de boot extreem lijkt te zijn. Deze lijst neem ik uiteindelijk zelf door. Ik bel de desbetreffende gebruikers en informeer naar die onwaarschijnlijkheden. Zo voorkom je misstanden en boze gebruikers die bellen over hun onterecht ontvangen factuur. Pro-actief hierin handelen zorgt voor persoonlijke aandacht en een goede band met de gebruikers. Uiteindelijk is dit natuurlijk ook een groot voordeel voor een gemeente of haven-eigenaar. We nemen de klantenservice uit handen en je weet dat de service bij Involtum optimaal is.”

Meer tijd overhouden?

“Je kunt je voorstellen dat ik mijn werk erg leuk vind. Dit systeem zo ontwikkelen en aan het werk te zien, is uniek. Los van de inhoud is de werksfeer ook nog eens erg leuk. Mijn ambitie? Meer [buitenlandse] partijen helpen met onze diensten en de facturatie uit handen nemen. Kan ik jou helpen? Bel Involtum: 085 2012781”

Involtum verzorgt de facturatie voor vele gemeenten in Europa met diensten als Marktstroom, Walstroom, NomadPower, Evenementenstroom, Call Bill, AanUit.net.

Terug naar nieuwsoverzicht

Dienstenoverzicht Involtum

Inschrijven
nieuwsbrief